晋朝诗人陶渊明说:「盛年不再来,一日难再晨,及时宜自勉,岁月不待人。」每次吟读这诗心中总有一丝悸动,想想转眼间的却白了少年头,果真令人欷嘘不已。今日在工作世界中,由于效率挂帅的缘故,时间更被视为是金钱的代名词,如何妥适「管理」时间,确实已是每个工作者应念兹在兹的重点。管理学理上有所谓「时间锥型」的看法,也就是说每位工作者在工作内容与时间分配之对应关係上应知所取捨。
做所当做,授所当授
根据Katz(1955)之「管理层级-技能比重」之分配塬理可以发现,高阶层者应多花一点时间在概念性、决策性的事务上;基层工作者则应以现场性、专业技能性工作为时间分配重点。这种观点就是时间差价,能明白「做所当做、授(权)所当授」才是管理成功的基本条件。
司马光即相位3月而逝,主因在于他事必躬亲。圣经出埃及记第18章记载摩西因管理族人而疲惫,岳父叶忒罗提醒他要挑选千夫长等来分担事务以求轻省,可见管理者、工作者应切记自己在组织中的定位而做所当做,授所当授。
除此之外,也要记住一些管理时间的经验法则,例如所谓的「墨菲定律」:
1. 任何事情都不像它表面所见的那么简单。
2. 每件事情做起来都比想像中要耗时间。
3. 某些事情的出错是无可避免的。
4. 工作永远太多而时间永远太少。
又譬如「80/20定律」告诉我们,常常是20%的关键努力,产生80%的绩效。换言之,有80%的工作时间与付出是浪费的。
时间管理的迷思
在时间上也常常会出现一些时间迷思。例如:
1. 能者多劳,有事找他準没错。(变相惩罚了时间高手)
2. 决策层级越高,决策品质越好。
3. 推迟会提高决策品质与绩效。
4. 授权可以节省时间(所託的人才会有效果)。
5. 自己去干,工作会完成的更好(不敢授权)。
6. 效率取代了效能,只知「do the thing right」(把事做对),而非「do the right thing」(做对的事)。
7. 只要去做,就会有绩效。
8. 每天累惨惨才是工作有绩效的同义词。
9. 鑑定问题比解决问题花较少的时间。
以上都是你我在管理时间上常犯的偏差,一定要谨记,随时自我提醒,甚至得勉强自己去实践。这并不是容易的事,因为许多时候得违反我们的固定习惯与思考,所以从事时间管理的确得从「改变自己」做起。
做时间的好管家
最后提供几项常用的时间管理秘方:
1. 练习「心像技术」。凡事先在心裡预演一遍,等到真正操作时就会「水到渠成」,节省许多时间。
2. 起床就先列出行动清单与每日计画。
3. 专注将会产生涌流经验(flow experience)。
4. 资料与知识管理(随身携带卡片、笔记),减少重复犯错的机会。
5. 工作时保持平稳速度。
6. 凡事注重轻重缓急,紧急而重要者先做。
7. 避免不切实际的时间估计,宁多勿少。
8. 分解任务。使用瑞士乳酪法(蚕食法),难处自然就分解了。
9. 善用零散时间。
10. 同时处理同类事务。
11. 记住物品置放的场所,并养成好习惯「物归塬位」。
12. 设定时限。
13. 绝对避免拖延、犹豫,「今日事、今日毕」。
14. 选择刻意忽略,切勿「吹毛求疵」。
15. 要有「断路控制设施与躲避计画」,以逃避一些不速之客与偶发事件的干扰。
16. 保持桌面井然清洁,每天与定期大扫除,去芜存菁。
17. 检视习惯,挑战违反时间效能的习惯。
18. 适时拒绝,避免成为时间黑洞的牺牲者。
有言曰:「一个今天值两个明天。」圣经箴言也教训说:「再睡片时,打盹片时,抱着手躺卧片时,你的贫穷就必如强盗速来,你的缺乏彷彿拿兵器的人来到。」(箴言24章33、34节)谨以此文共勉之,让我们都善用上帝赐下的时间,成为时间的好管家。